Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, event, konferencję lub szkolenie jest niezwykle ważny. Tak samo jak staranne zaplanowanie harmonogramu sesji albo wybór mówców. Wybierając salę, zwróć koniecznie uwagę na następujące aspekty.
Wycena
Wybierając centrum konferencyjne w Krakowie poproś o wycenę. Omów z właścicielem lub menedżerem szczegóły wydarzenia i planowane działania. Wtedy będziesz mieć jasny obraz wszystkich kosztów i opłat. Zapytaj, co obejmuje dana cena. Czy obsługa techniczna i catering są już w nią wliczone? Ile trzeba zapłacić za odwołanie imprezy lub mniejszą liczbę gości niż początkowo przewidywano? Czy istnieją dodatkowe opłaty za obrusy, stoły i krzesła? Czy Wi-Fi i sprzęt audiowizualny są już wliczone w cenę?
Przestrzeń i układ
Przyjrzyj się dokładnie danemu miejscu. Upewnij się, że spełnia wszystkie potrzeby związane z konferencją lub innym wydarzeniem. Zapytaj, ile osób może pomieścić dana sala. Sprawdź, czy ewentualnie możesz jeszcze później zmienić salę. Nie chcesz przecież wynająć miejsca na 300 osób, mając tylko 50 uczestników. Prawie pusta sala na pewno źle wpłynie na Twój wizerunek. Zobacz, czy w danym dniu nikt oprócz Ciebie nie organizuje już wydarzenia.
Lokalizacja, dostępność i parking
Jeśli delegaci przyjeżdżają z różnych zakątków Polski, sprawdź, jaki jest dojazd do centrum konferencyjnego. Czy można dotrzeć do niego bez problemu, jadąc samochodem, pociągiem, autobusem lub lecąc samolotem? Upewnij się, że są wolne miejsca parkingowe i zapytaj o ich koszt. Jeśli nie, zobacz, gdzie znajduje się najbliższy, dostępny parking. W przeciwnym razie musisz zadbać o transport z dworca i/lub lotniska.
W przypadku lokalnych spotkań lub wydarzeń zwróć uwagę na sale w pobliżu biura. W ten sposób możesz zachęcić do uczestnictwa.
Usługi i udogodnienia
Nie zakładaj od razu, że wszystkie ośrodki reprezentują te same usługi i udogodnienia. Może to być zgubne. Dlatego koniecznie o to zapytaj. Zobacz, czy ośrodek proponuje dodatkowe usługi, takie jak specjalne wyżywienie (w tym dania dietetyczne), kompozycje kwiatowe, podkładki i długopisy, usługi audiowizualne, wsparcie IT w czasie konferencji, inscenizacja, oświetlenie, dekoracje lub transport. Czy realizuje je w swoim zakresie, czy też polecają zaufanych doradców, z którymi możesz współpracować?
Wynajmując specjalistów, unikniesz niepotrzebnego stresu. Gwarantują wysoką jakość usług. Dzięki temu możesz uniknąć pomyłek podczas organizacji konferencji.
Atmosfera
Atmosfera i wystrój przestrzeni mogą nadać odpowiedni nastrój i klimat całemu wydarzeniu. Jeśli chcesz podjąć na nim ważne decyzje lub utrwalić swój profesjonalny wizerunek, zastanów się nad tym, wybierając miejsce. Jeśli chcesz inspirować, pobudzić kreatywność lub budować więzi w zespole, zastanów się, czy w danej sali można zorganizować zajęcia praktyczne lub grupowe.
Jeśli natomiast organizujesz ceremonię wręczenia nagród lub galę, poszukaj eleganckiej lub inspirującej przestrzeni. Na atmosferę wpływają różne elementy, w tym styl mebli, oświetlenie i aranżacja przestrzeni. Pamiętaj też, by sprawdzić akustykę.
